Digitalizacija pošte v manjšem podjetju

190

Pisarniško poslovanje je zelo pomemben del v vsakem podjetju, saj obdelava in urejanje dokumentacije skrbi za dobre in pravilne odločitve v podjetju. Digitalizacija nam omogoča, da so te odločitve hitrejše, natančnejše in tudi cenejše. Smiselnost pretvorbe iz fizične v digitalno obliko je odvisna od števila vhodne pošte in ostalih dokumentov, s katerimi razpolaga podjetje.
Kot smo ugotovili, z digitalizacijo pošte, ki je bila prvotno v fizični obliki, poskrbimo, da prejeto gradivo razvrstimo, shranimo, razpošljemo v poslovnem okolju lažje, kot če bi to gradivo urejali ročno. Pri digitalizaciji gradiva morajo biti upoštevani tudi vsi zakonski predpisi, ki jih zahteva zakonodaja. Gradivo se loči na dokumentarno in arhivsko, tako je treba pri vsaki od teh vrst in podvrst upoštevati način hrambe, kako, kje in pod kakšnimi pogoji bo gradivo shranjeno in upoštevati vse ostale predpise, ki so napisani v zakonodaji.
Podjetja so s posodobitvami v poslovanju, predvsem z digitalizacijo v raznih procesih dela, pridobila čas, preglednost nad dokumenti in lažji dostop ter pošiljanje le-teh.
Digitalizacijo pošte in drugih poslovnih procesov nam lahko zagotavljajo zunanji izvajalci in ponudniki, ali pa se odločimo za nakup lastne opreme v podjetju, vse je odvisno od velikosti podjetja, količine vloženega denarja in pozitivnih učinkov, ki jih bo imela ta pridobitev za podjetje. Programska oprema, ki je v ponudbi, ima zelo veliko rešitev za podjetja pri spremembi fizičnih dokumentov v digitalno obliko, obenem ponuja tudi veliko bližnjic in omogoča lažje pregledovanje dokumentacije in obvladovanja le te. Pri strojni opremi oziroma optičnih čitalnikih je možnosti veliko, vse je odvisno le od tega, kakšno količino dokumentacije je potrebno na dnevni bazi pretvoriti v digitalno ali bomo optične čitalnike uporabljali tudi v drugih procesih dela.
V podjetju, ki sem ga predstavil, so tako sami razvili progam, ki jim najbolj ustreza, ga prilagodili njihovemu načinu dela in zadovoljuje vse njihove potrebe. Največji vložek podjetja je bil čas zaposlenih, ki so razvijali program za digitalizacijo vhodne pošte, nakup strojne opreme ni zanemarljiv strošek, je pa v primerjavi s številom vloženih ur zaposlenih dosti manjši. Dejstvo pa je, da bo nenehna nadgradnja opreme in posodobitev programov in opreme vedno potrebna, saj kot je razvidno iz poglavja, kjer opisujem digitalizacijo in njeno zgodovino, tehnologija strahovito napreduje iz dneva v dan.
Podjetje, ki ga opisujem, vidi možnost izboljšanja svojih poslovnih procesov tudi v digitalizaciji izhodne pošte, kar bi izboljšalo sledljivost pošte. Izhodno pošto bodo tako opremili s črtno kodo in tako bodo vsej pošti, ki se bo vrnila iz kakršnih koli razlogov, odčitali kodo na pošiljki in takoj bodo vedeli, kakšna je vsebina pošte. Tako je ne bo treba znova odpirati.
Digitalizacija pošte in shranjevanje v oblaku, kot ju poznamo danes, nam omogočata enostaven dostop do pošte na vsakem koraku z več različnimi napravami, kar omogoča mobilnost in hiter odziv v procesu poslovanja. Shranjevanje v oblaku pomeni, da datoteko shranimo na računalnik ponudnika, ki nam to omogoča in do nje bomo imeli dostop povsod, kjer bomo imeli povezavo s spletom, kar lahko predstavlja tudi problem, saj če te povezave nimamo, ne moremo dostopati do lastnih dokumentov.
Tehnologija skeniranja in pretvorbe fizičnega gradiva v digitalno omogoča prav tako veliko možnosti pri skeniranju. Omogoča, da tudi slabše dokumentacije pretvorimo v digitalno obliko in popravimo razne nepravilnosti, ki so na gradivu oziroma si to prilagodimo, kakor potrebujemo pri našem poslovanju.
Digitalizacija pošte je zato v podjetju nuja, če želi biti podjetje konkurenčno na trgu, mislim pa, da bo fizično obliko pošte počasi zamenjala digitalna oblika teh pošiljk, saj nam Pošta Slovenije to že omogoča, s prihodom mlajših generacij, ki so informacijsko bolj podprte glede računalništva, pa bo tudi fizična oblika pošte prešla v digitalno.
Hipoteze, ki sem jih želel potrditi:
H1: Uvedba digitalizacije pošte je smiselna tudi v manjših podjetjih, saj izboljša poslovanje.
H2: Zaposleni imajo po uvedbi digitalizacije manj dela s pregledovanjem in razvrščanjem pošte.
H3: Z uvedbo digitalizacije se je povečala preglednost pošte za vse oddelke v podjetju.
Vse hipoteze, ki sem jih navedel v diplomskem delu, lahko potrdim, kajti uvedba digitalizacije v podjetju je smiselna, saj pohitri poslovanje, zmanjša se čas razvrščanja dokumentacije in poveča se preglednost nad dokumentacijo v podjetju.

 

Download full insight