Pravilnik o zasebnosti. Vaši podatki, jasno pojasnjeno.

V Academii spoštujemo vašo zasebnost. Ta pravilnik razumljivo pojasnjuje, katere osebne podatke zbiramo, ko uporabljate spletno mesto academia.si, naše obrazce, portale in storitve, zakaj jih potrebujemo, s kom jih delimo, kako dolgo jih hranimo in katere pravice imate.

Osebne podatke obdelujemo v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679 – GDPR), Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2), Zakonom o elektronskih komunikacijah (ZEKom-2) in področno zakonodajo o višjem strokovnem izobraževanju (ZVSI). Pravilnik dopolnjujeta Splošni pogoji in Politika piškotkov.

Za obdelavo podatkov študentov v času študija (evidence, ocene, prisotnost, platforma Orbita) veljajo poleg tega pravilnika tudi interni akti šole in zakonske evidence po ZVSI.

Upravljavec vaših osebnih podatkov je ACADEMIA, izobraževanje in druge storitve d.o.o. (Academia, višja strokovna šola), Glavni trg 17b, 2000 Maribor; matična številka 1195280000, ID za DDV SI52188353; vpis v sodni register 9. 2. 1998; zastopnik: Žan Dapčevič, direktor.

Sedež: Glavni trg 17b, 2000 Maribor. Enota Ljubljana: Leskoškova 12, 1000 Ljubljana. Telefon: 02 228 35 35. E-pošta: info@academia.si.

Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov (DPO) je dosegljiva na info@academia.si (zadeva: »varstvo podatkov«). Nanjo se lahko obrnete z vsemi vprašanji o obdelavi vaših podatkov in uveljavljanju pravic.

Podatke pridobimo neposredno od vas (obrazci, e-pošta, telefon, osebni obisk), samodejno ob uporabi spletnega mesta (strežniški dnevniki, piškotki – le s soglasjem) in izjemoma od tretjih oseb (delodajalec kot plačnik šolnine, prejšnja šola pri priznavanju izobrazbe, javni registri).

Posebnih vrst osebnih podatkov (zdravje, invalidnost) ne zahtevamo; obdelujemo jih le, če nam jih sami posredujete za uveljavljanje posebnega statusa ali prilagoditev študija, in sicer na podlagi vaše izrecne privolitve oziroma zakona.

• obiskovalci spletnega mesta academia.si in poddomen;
• osebe, ki pošljejo povpraševanje, zahtevajo gradiva ali se prijavijo na dogodek ali e-novice;
• kandidati za vpis, študenti in diplomanti (alumni);
• plačniki šolnine (starši, delodajalci) in kontaktne osebe podjetij (praksa, štipendije, zaposlovanje, projekti);
• predavatelji, inštruktorji, mentorji v podjetjih in kandidati za te vloge;
• udeleženci dogodkov, mikrodokazil, Erasmus+ mobilnosti in projektov;
• sledilci in uporabniki naših profilov na družbenih omrežjih.

Vsak podatek obdelujemo samo za določen namen in na eni od pravnih podlag, ki jih določa GDPR: pogodba ali ukrepi pred njeno sklenitvijo, zakon, zakoniti interes šole (ki ne prevlada nad vašimi interesi) ali vaša privolitev, ki jo lahko kadar koli prekličete. Preglednica:

Privolitev prekličete s povezavo za odjavo v vsakem e-sporočilu, s spremembo nastavitev piškotkov ali s sporočilom na info@academia.si. Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem.

Na podlagi vaših podatkov ne sprejemamo avtomatiziranih odločitev, ki bi imele pravne ali podobno pomembne učinke, in ne izvajamo profiliranja razen segmentacije e-novic po izbranem programu.

Vaših podatkov ne prodajamo. Posredujemo jih le:

• pogodbenim obdelovalcem, ki za nas opravljajo storitve (gostovanje, CRM, e-pošta, analitika, računovodstvo) in podatke obdelujejo izključno po naših navodilih na podlagi pogodbe o obdelavi (GDPR čl. 28);
• državnim organom in javnim institucijam, kadar to zahteva zakon (ministrstvo, pristojno za višje šolstvo, CEUVIZ/eVŠ, inšpekcije, sodišča, FURS);
• partnerjem v projektih (Erasmus+, DUALIS, Map the System) v obsegu, ki ga zahteva vaše sodelovanje v projektu, in delodajalcem pri praksi, štipendijah in zaposlovanju – le z vašo vednostjo oziroma privolitvijo;
• Pearson.

Glavni obdelovalci

Podatke praviloma obdelujemo v Sloveniji in Evropskem gospodarskem prostoru (EGP). Nekateri obdelovalci (Google, Meta, LinkedIn, Vercel, Salesforce, Resend) imajo sedež ali del infrastrukture v ZDA. Prenos v ZDA temelji na sklepu Evropske komisije o ustreznosti za podjetja, certificirana v okviru EU-U.S. Data Privacy Framework, oziroma na standardnih pogodbenih klavzulah Evropske komisije z dodatnimi ukrepi.

Pri Erasmus+ mobilnostih v države zunaj EGP (npr. Združeno kraljestvo, partnerske univerze) se podatki udeležencev posredujejo gostiteljski organizaciji na podlagi pogodbe o mobilnosti in za izvajanje programa; o tem vas seznanimo ob prijavi.

Kopijo uporabljenih zaščitnih ukrepov lahko zahtevate na info@academia.si.

Podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namen, zaradi katerega smo jih zbrali, oziroma kolikor zahteva zakon. Konkretni roki so v preglednici v 5. poglavju; povzetek:

• povpraševanja, zahteve za informacije in prijave na dogodke: do vaše odjave oziroma zahteve za izbris;
• e-novice: do preklica privolitve (odjave) oziroma zahteve za izbris;
• evidence o vpisu in študiju: v rokih, ki jih določajo ZVSI in predpisi o arhiviranju – del evidenc (npr. o izdanih diplomah) se hrani trajno;
• računi in računovodska dokumentacija: 10 let po koncu poslovnega leta;
• kandidati za predavatelje: do preklica oziroma zahteve za izbris (hranimo za prihodnje razpise);
• strežniški dnevniki: 12 mesecev; podatki iz piškotkov: največ 12 mesecev (trajanje posameznih piškotkov v tabeli piškotkov).

Po poteku roka podatke izbrišemo, uničimo ali anonimiziramo tako, da jih ni več mogoče povezati z vami. Če je med nami odprt spor ali postopek, jih hranimo do njegovega pravnomočnega zaključka.

Podatke varujemo s tehničnimi in organizacijskimi ukrepi: šifrirane povezave (HTTPS), nadzor dostopa po načelu najmanjših pravic, dvostopenjska avtentikacija pri ključnih sistemih, varnostne kopije, varnostne politike za zaposlene in pogodbe o obdelavi z zunanjimi ponudniki. Dostop do podatkov študentov imajo le zaposleni, ki ga potrebujejo za svoje delo.

Kljub skrbi noben prenos po internetu ni popolnoma varen. O morebitni kršitvi varnosti, ki bi lahko pomenila veliko tveganje za vaše pravice, vas bomo obvestili brez nepotrebnega odlašanja, Informacijskega pooblaščenca pa v 72 urah, kot to zahteva GDPR.

V zvezi z osebnimi podatki imate pravico:

• do dostopa – izvedeti, ali in katere podatke obdelujemo, ter prejeti njihovo kopijo;
• do popravka netočnih ali nepopolnih podatkov;
• do izbrisa (»pravica do pozabe«), kadar podatki niso več potrebni, ste privolitev preklicali ali je obdelava nezakonita – razen če jih moramo hraniti po zakonu;
• do omejitve obdelave v času, ko preverjamo točnost podatkov ali vaš ugovor;
• do prenosljivosti – prejeti podatke, ki ste nam jih dali, v strukturirani, strojno berljivi obliki;
• do ugovora obdelavi na podlagi zakonitega interesa in kadar koli ugovora neposrednemu trženju;
• do preklica privolitve kadar koli, brez vpliva na zakonitost prejšnje obdelave.

Zahtevo pošljite na info@academia.si (zadeva »Osebni podatki«) ali pisno na naslov Glavni trg 17b, 2000 Maribor. Da podatkov ne bi razkrili napačni osebi, vas lahko prosimo za potrditev identitete. Odgovorimo brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje v enem mesecu; pri zapletenih ali številnih zahtevah lahko rok podaljšamo za največ dva meseca, o čemer vas obvestimo. Uveljavljanje pravic je brezplačno, razen pri očitno neutemeljenih ali pretiranih zahtevah.

Če menite, da vaše podatke obdelujemo nezakonito ali da z odgovorom niste zadovoljni, se najprej obrnite na nas (info@academia.si); na pritožbo odgovorimo v 5 delovnih dneh.

Pritožbo lahko vložite tudi pri nadzornem organu: Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, telefon 01 230 97 30, e-pošta gp.ip@ip-rs.si, www.ip-rs.si.

Za vprašanja, ki jih ta pravilnik ne ureja, veljajo GDPR, ZVOP-2, ZEKom-2, ZVSI in drugi veljavni predpisi.

Pravilnik lahko spremenimo zaradi sprememb zakonodaje, storitev ali obdelovalcev. Novo različico objavimo na tej strani najmanj 15 dni pred začetkom veljavnosti; pri bistvenih spremembah vas, če imamo vaš e-naslov, obvestimo tudi po e-pošti.

Pravilnik je objavljen na academia.si/zasebnost/ in velja od 1. 11. 2026. Prejšnjo različico nadomešča v celoti.