Vpliv izvedbe javnega glasbenega dogodka na uspešnost zasebnega gostinskega lokala

V diplomskem delu smo preverjali predpostavko, da ima organizacija glasbenega dogodka v zasebnem gostinskem lokalu enake značilnosti in zakonitosti kot organizacija in vodenje projektov. Predpostavko lahko na podlagi analize teorije vodenja projektov in novejše teorije na področju managementa potrdimo in ugotovimo, da imata projektno vodenje in organizacija javnih glasbenih dogodkov veliko skupnih značilnosti, med katerimi lahko izpostavimo najpomembnejše: gre za enkraten dogodek, ki je časovno opredeljen, ima svoj začetek in konec, ima opredeljene cilje, določene potrebne aktivnosti, vire in finančni proračun. Podobno kot pri projektih tudi organizacija glasbenega dogodka zahteva projektno vodenje in osebje, ki ga potrebujemo, da bo dogodek uspešno izveden. Za uspešnost dogodka je ključnega pomena, da so cilji natančno zastavljeni in da so z njimi seznanjeni vsi vpleteni.

Na podlagi analize teorije vodenja projektov lahko potrdimo, da ima organizacija javnega glasbenega dogodka enake značilnosti in zakonitosti kot organizacija in vodenje projektov, kar potrjuje tudi novejša teorija na področju managementa.
Naslednja predpostavka, ki je bila preverjana v diplomskem delu je, da je uspešnost dogodka odvisna od več dejavnikov, na katere imamo vpliv in od dejavnikov, na katere nimamo vpliva, lahko pa dejavnike razdelimo na zunanje in notranje odvisno, odvisno od kod prihajajo in kako vplivajo na dogodek. Tveganja v našem primeru pomenijo nevarnost, da bodo nekateri nenačrtovani dogodki negativno vplivali na uspešnost dogodka. Zaradi tega je priporočljivo, da jih v naprej predvidimo, preučimo morebitne posledice in sprejmemo ustrezne ukrepe ter na tak način zmanjšamo posledice tveganj, ki jih ne moremo popolnoma preprečiti, lahko pa jih z čim boljšim obvladovanjem zmanjšamo.

Med najpomembnejšimi dejavniki, ki vplivajo na uspešnost dogodka, je potrebno izpostaviti dva vidika, ki izhajata iz potrebe po zaposlovanju dodatnih delavcev. Prvi je stroškovni vidik, saj lahko strošek dela predstavlja pomemben del v strukturi stroškov. Na podlagi zakonodaje se lahko odločamo med redno zaposlenimi delavci za določen čas z delovnim časom krajšim od polnega, lahko najamemo delavce s strani zaposlitvenih agencij ali pa se odločimo za delo študentov. Vse tri oblike imajo različen vpliv na stroške dela, zato moramo pred odločitvijo, kako angažirati dodatno delovno silo, skrbno proučiti, katera oblika je najprimernejša. Drugi vidik, ki pa je z vidika uspešnosti dogodka morda še bolj pomemben kot stroškovni vidik je kakovost kadra. Že nekaj časa se na trgu dela zaznava manjko gostinskega kadra, zato so kratkoročne zaposlitve (samo za en dogodek) še toliko bolj problematične. Strokovno usposobljeni in odgovorni delavci lahko pomembno vplivajo na uspešnost dogodka. Njihov odnos do udeležencev dogodka lahko vpliva na odločitev ali se bodo udeleženci na dogodku dobro počutili in se vračali v gostinski lokal.

V obravnavanem primeru so na uspešnost dogodka vplivali dejavniki, na katere smo z ustreznimi poslovnimi odločitvami lahko vplivali. Mednje sodijo kakovostne priprave na dogodek, načrtovanje aktivnosti, organizacija dela, finančni načrt, oglaševanje dogodka, formalni obvezni postopki v zvezi s prijavo dogodka, idr. Ker je dogodek potekal v zaprtem prostoru, vreme in drugi zunanji vplivi niso vplivali na izvedbo dogodka. Nikoli pa kljub dobrim pripravam, ne moremo preprečiti neljubih situacij, ki se lahko zgodijo na vsakem dogodku. Največjo bojazen predstavljajo dogodki, ki lahko preprečijo izvedbo dogodka v zadnjem trenutku (npr. zaradi nenadne bolezni ali slabega počutja glasbeni gost ne more nastopiti, v prometni nesreči na poti na glasbeni dogodek se lahko poškoduje glasbena oprema, izpad električne energije zaradi slabega vremena, pretep udeležencev, ipd). Reševanje tovrstnih težav in iskanje ustreznih rešitev je odvisno od izkušenosti in znanja odgovornih, zato je priporočljivo, da dogodke organizirajo ljudje z izkušnjami, znanjem, organizacijskimi sposobnostmi in sposobnosti dobre presoje trenutnih nevarnosti, ki ogrožajo izvedbo dogodka.

Ena izmed predpostavk, ki smo jo preverjali v diplomskem delu je bila, da izvedba glasbenega dogodka pozitivno vpliva na uspešnost poslovanja zasebnega gostinskega lokala. V ta namen so bili primerjani prihodki in stroški v primeru rednega gostinskega delovanja brez organiziranega dogodka in v primeru, ko je bil organiziran glasbeni dogodek z glasbeno gostjo. Predpostavko lahko potrdimo, čeprav je analiza pokazala, da razlika med rezultatom poslovanja, ko je glasbeni dogodek organiziran in v primeru, ko se izvaja samo redna gostinska dejavnost ni velike razlike. Glavni razlog za majhen dobiček lahko pripišemo kapaciteti lokala, ki je zelo pomembna, saj omejuje število obiskovalcev, od katerih so odvisni prihodki iz naslova prodanih vstopnic, hrane in pijače. V zadnjem času se organizatorji glasbenih dogodkov z dražjimi glasbenimi izvajalci zato odločajo za najem šotorov, ki imajo večje kapacitete kot gostinski lokali in tudi na tak način povečajo uspešnost dogodka, v primeru ustreznih vremenskih pogojev pa se prireditev lahko organizira tudi na prostem, v kolikor to omogoča lokacija gostinskega lokala. Obstaja tudi možnost najema ustreznega prostora, vendar ta možnost v tem diplomskem delu ni obravnavana, ker pomeni popolnoma drugačno strukturo stroškov in aktivnosti, ki bi bile potrebne pri organizaciji. Večje kapacitete pomenijo več prodanih vstopnic in prodane pijače ob nespremenjenih fiksnih stroških, pri tem pa je potrebno upoštevati tudi spremenljive stroške, ki pri tem naraščajo (stroški dela za dodatno osebje, višji stroški varovanja, stroški materiala …). Med pomembne naslednje razloge za majhen dobiček lahko uvrstimo visok strošek glasbenega izvajalca, ki spada med največje stroške in ga po značilnosti lahko uvrstimo med stalne stroške, ki se ne spreminjajo z obsegom prodaje. Glasbeni izvajalci imajo za nastope običajno fiksne cene ne glede na število obiskovalcev, kar vpliva na uspešnost dogodka še posebej v primeru manjših kapacitet lokala ali v primeru slabega obiska.

Rezultat poslovanja lahko izboljšamo tudi na področju dobave materiala in storitev. Če bi organizacija glasbenih dogodkov postala praksa in nova dejavnost poslovnega subjekta, obstaja možnost, da se z dobavitelji dogovorimo za bolj ugodne pogoje dobave materialov ter storitev (dodatni količinski popusti, daljši plačilni pogoji, brezplačni marketinški materiali …). Pri tem je treba opozoriti, da pogajanja z dobavitelji nikoli ne smejo posegati na področje zagotavljanja varnosti udeležencev, kar je ena izmed najpomembnejših odgovornosti organizatorjev dogodka in izhaja tudi iz veljavne zakonodaje. Na podlagi preučevanja veljavne zakonodaje smo ugotovili, da ta lahko vpliva na uspešnost poslovanja posredno in neposredno. Gre za kompleksno in razpršeno zakonodajo, zato je celovito poznavanje zakonodaje na obravnavanem področju zelo pomembno. Največje tveganje poleg morebitnih neposrednih posledic predstavlja njeno nespoštovanje, saj so kršitve lahko sankcioniranje z zelo visokimi kaznimi, ki so lahko nesorazmerne z dobičkom, in sicer uspešen dogodek spremenijo v poslovno polomijo.

Na podlagi ugotovitev v prejšnjih poglavjih lahko povzamemo, da lahko rezultat poslovanja oziroma dobiček povečamo na strani prihodkov z njihovim povečanjem in na strani stroškov, z njihovim zmanjšanjem. Ker gre za enkraten dogodek, smo pri ugotavljanju zanemarili področje financiranja in denarnih tokov, ker na uspešnost dogodka nimajo velikega vpliva.

Na podlagi opravljene analize lahko potrdimo, da organizacija glasbenih dogodkov lahko pomeni dodano vrednost redni gostinski dejavnosti, vendar ob skrbnem načrtovanju organizacije in načrtovanju ter nadzoru stroškov, ki so s tem povezani. Čeprav je glavni cilj vsakega glasbenega dogodka dobiček, pa se je potrebno zavedati tudi posrednih pozitivnih učinkov, kot so image podjetja, prepoznavnost in dolgoročna rast podjetja. Podjetniki velikokrat pozabljajo na pomembnost dolgoročne rasti in se ne zavedajo, da k temu prispevajo predvsem zadovoljni udeleženci. Ker je evalvacijo uspešnosti težko narediti na samem dogodku, v današnjem času obstajajo številna informacijska orodja (socialna omrežja), ki jih lahko uporabimo za evalvacijo uspešnosti dogodka tudi z vidika zadovoljstva udeležencev. Na tak način zbrane informacije so lahko dobra osnova, da naslednje dogodke izvedemo še uspešneje.